Administrative Assistenz (m/w/d) · Seminarorganisation & Kanzleiadministration

Wir suchen dich – werde Teil von fibelio

fibelio® ist eine moderne, digital ausgerichtete Steuerberatungsgesellschaft mit Fokus auf Unternehmer, Investoren und hochwertige Steuerstrategien. Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir eine erfahrene, zuverlässige administrative Kraft, die unsere Seminarorganisation sowie die administrativen Kanzleiprozesse professionell unterstützt und ergänzt.

Deine Aufgaben

Seminarorganisation & interne Verwaltung

• Planung, Vorbereitung und Koordination unserer Seminare und Webinare
• Überwachung aller organisatorischen Abläufe rund um unsere Steuergestaltungs- und Business-Seminare
• Teilnehmermanagement sowie Terminvereinbarungen
• Erstellung der Seminarrechnungen und Überwachung der Zahlungseingänge
• Verwaltung von Unterlagen, Dokumentationen und Seminarprozessen
• Nachbereitung der Veranstaltungen sowie Optimierung interner Abläufe

Kanzleiadministration (in Zusammenarbeit mit unserem bestehenden Team)

• Allgemeine schriftliche und telefonische Kommunikation
• Unterstützung im digitalen Posteingang und Postausgang der Kanzlei
• Fristenkontrolle und Überwachung wichtiger Termine
• Schriftverkehr mit Mandanten, Behörden und Institutionen
• Erstellung von Gebührenrechnungen (rein digital)
• Verwaltung offener Posten und Zuarbeit für interne Auswertungen
• Onboarding neuer Mandanten (Unterlagen, digitale Aktenanlage, Prozessabstimmung)
• Führung und Überwachung der Vollmachtsdatenbank sowie Pflege der Mandanten-Stammdaten
• Erstellung von Bilanzberichten (Zusammenstellung, Formatierung & Aufbereitung)
• Mitarbeit bei organisatorischen Kanzleiprozessen und digitaler Datenpflege
• Teamorientierte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den administrativen Kollegen

Dein Profil

• Strukturierte, zuverlässige und sehr selbstständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Systemen und moderner Office-Software
• Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten
• Ausgeprägte Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung ohne Unterbrechung in einem kaufmännischen, administrativen oder kanzleinähen Bereich
• Sicheres Deutsch in Wort und Schrift (fehlerfreie Korrespondenz zwingend)
• Hohe digitale Affinität und Routine im Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationssystemen
• Modernes, vollständig digitales Arbeitsumfeld
• Eigenständige und abwechslungsreiche Aufgabenbereiche
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten im Bereich Seminar- & Kanzleiorganisation
• Ein wertschätzendes, kollegiales Team und klare Strukturen

Telefonisch: 0345 – 12 27 76 0
Persönlich: Edmund-von-Lippmann Straße 13-15, 06112 Halle (Saale) per email: kanzlei@fibelio.de