Assistenz (m/w/d) für Telefon, Empfang und Kanzleiorganisation

Das ist der Job

Ihre Aufgaben • freundliche und professionelle Betreuung unserer Mandanten am Telefon und vor Ort, • Entgegennahme, Einordnung und gezielte Weiterleitung eingehender Anliegen, • Terminvereinbarung und Koordination von Beurkundungsterminen, • Organisation und Vorbereitung des täglichen Kanzlei- und Terminablaufs, • unmittelbare organisatorische Unterstützung des Notars sowie • allgemeine Empfangs- und Büroorganisation.

Die Stelle ist bewusst als Assistenz- und Organisationsfunktion ausgestaltet; notarielle Sachbearbeitung, insbesondere die Erstellung von Entwürfen, der Urkundenvollzug oder juristische Tätigkeiten, gehört nicht zu Ihrem Aufgabenbereich.

Die Position erfordert die Fähigkeit, unterschiedliche Anliegen rasch zu erfassen, nach Dringlichkeit und Zuständigkeit einzuordnen und auch bei mehreren gleichzeitig anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung für den eigenen Aufgabenbereich übernimmt, pragmatisch denkt und gerne in klaren und professionellen Strukturen arbeitet. Aufgrund der unmittelbaren Zusammenarbeit mit Mandanten vor Ort, dem Notar und dem Kanzleiteam ist die Tätigkeit als Präsenzstelle ausgestaltet.

Unsere Tätigkeit umfasst insbesondere Immobiliengeschäfte, gesellschaftsrechtliche Vorgänge sowie die Gestaltung von Testamenten, Erbverträgen und Vermögensübertragungen.

Das brauchst du

Ihr Profil • eine abgeschlossene Berufsausbildung oder entsprechende einschlägige Berufserfahrung in einem Büro-, Praxis-, Kanzlei- oder vergleichbaren Dienstleistungsumfeld, • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, • ein freundliches, verbindliches und zugleich souveränes Auftreten, • ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu erkennen und Entscheidungen im eigenen Aufgabenbereich zu treffen, • einen sicheren Umgang mit Telefon, E-Mail und gängiger Bürosoftware, • eine strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise, • Diskretion und einen verantwortungsbewussten Umgang mit vertraulichen Informationen sowie • die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen ruhig, lösungsorientiert und professionell zu arbeiten.

Die dort erforderliche Fähigkeit, unterschiedliche Anliegen schnell einzuschätzen, Termine sinnvoll zu koordinieren und auch in arbeitsintensiven Situationen souverän zu bleiben, passt sehr gut zu dieser Position.

Darum lohnt es sich

Was wir bieten • eine unbefristete Anstellung, • eine attraktive Vergütung, • verlässliche und geregelte Arbeitszeiten ohne Schicht-, Nacht- oder Wochenenddienst, • moderne und hochwertig ausgestattete Arbeitsplätze, • eine strukturierte Einarbeitung in die Besonderheiten einer Notarkanzlei, • klare Zuständigkeiten und kurze Entscheidungswege, • unmittelbare Zusammenarbeit mit dem Notar und einem eingespielten Kanzleiteam sowie • langfristige Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb unserer Kanzlei.

Über uns Wir sind eine moderne und etablierte Notarkanzlei im Herzen von Calw. Wir beraten und begleiten Privatpersonen, Familien, Unternehmen und die öffentliche Hand in sämtlichen notariellen Angelegenheiten.

Dazu gehören eine professionelle Organisation, moderne Arbeitsplätze, klare Abläufe und ein freundlicher und verbindlicher Umgang - sowohl mit unseren Mandanten als auch innerhalb unseres Teams. Für unsere Notarkanzlei in Calw suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung im Bereich Assistenz, Telefon, Empfang und Kanzleiorganisation.

Berufserfahrung aus einer Arzt- oder Zahnarztpraxis ist besonders willkommen. Sie verstehen dabei Assistenz auch als aktive Steuerung von Informationen, Terminen und Prioritäten und tragen dazu bei, dass sich der Notar auf die Vorgänge konzentrieren kann, die seine persönliche Befassung erfordern.

Dabei begleiten wir unsere Mandanten von der ersten Anfrage über die Vorbereitung und Beurkundung bis zum vollständigen Vollzug der Urkunde. Unser Anspruch ist eine fachlich hochwertige, verlässliche und zugleich persönliche Betreuung. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf und Arbeitszeugnissen.