🌟 Persönliche Assistenz / Office Manager in moderner Kanzlei (m/w/d)

Teilzeit | ca. 80 % Remote | 1 Tag pro Woche im Büro in Berlin

• Termine bei Behörden oder Ämtern organisieren

Du bist organisiert, denkst voraus und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren?

Dann könnte diese Position sehr gut zu dir passen.

Für unsere moderne Steuerkanzlei suchen wir eine zuverlässige, kommunikative und digital affine Persönlichkeit, die unser Team im Kanzleialltag unterstützt und gleichzeitig Aufgaben im Bereich der persönlichen Assistenz übernimmt.

Uns ist wichtig, dass du nicht einfach nur Aufgaben abarbeitest. Du solltest mitdenken, Prioritäten erkennen und Dinge möglichst selbstständig voranbringen.

Deine Aufgaben im Kanzleialltag

Zu Deinen Aufgaben Gehören Unter Anderem

• Öffnen, Digitalisieren und Zuordnen der eingehenden Post
• Kommunikation mit Mandanten per E-Mail
• Telefonische Kommunikation mit Mandanten und externen Ansprechpartnern
• Erinnern von Mandanten an fehlende Unterlagen oder Rückmeldungen
• Organisation und Koordination von Terminen
• Pflege und Verwaltung von Kalendern
• Abstimmung und Kommunikation mit Mitarbeitern
• Nachhalten von offenen AufgabenStrukturierte digitale Ablage und Datenpflege
• Arbeiten mit verschiedenen digitalen Programmen und Systemen
• Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten

Persönliche Assistenz

Ein Teil deiner Tätigkeit besteht außerdem darin, organisatorische Aufgaben außerhalb des klassischen Kanzleialltags zu übernehmen.

Das Können Zum Beispiel Sein

• Arzttermine vereinbaren
• Termine bei Behörden oder Ämtern organisieren
• Telefonate mit Praxen, Behörden, Dienstleistern oder anderen Ansprechpartnern führen
• Informationen recherchieren
• Termine koordinieren und nachhalten
• offene Themen im Blick behalten
• selbstständig Wiedervorlagen und Erinnerungen setzen
• bei Bedarf kleinere organisatorische Themen des Alltags übernehmen

Das solltest du mitbringen

• mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management, als Assistenz oder in einer vergleichbaren Position
• alternativ gerne auch mehrere Jahre Berufserfahrung an einer Hotelrezeption oder im gehobenen Gästeservice
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• sehr sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen
• schnelle Auffassungsgabe bei neuen Programmen und Prozessen
• professionelle und freundliche Kommunikation
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Zuverlässigkeit und Diskretion
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• ein gutes Gefühl für Prioritäten
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• die Fähigkeit, auch mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
• ein ausgeprägtes Organisationstalent

Besonders wichtig ist uns

Wir suchen keine Person, die für jeden einzelnen Schritt eine neue Anweisung benötigt.

Wir wünschen uns jemanden, der mitdenkt und Dinge eigenständig voranbringt.

Du Solltest Dich Regelmäßig Fragen

• Was ist noch offen?
• Wer wartet auf eine Rückmeldung?
• Wen muss ich erinnern?
• Was muss vorbereitet werden?
• Was kann ich bereits erledigen?

Dein Arbeitsmodell

Die Tätigkeit findet überwiegend digital statt.

• Teilzeit
• ca. 80 % Remote
• in der Regel 1 Tag pro Woche im Büro in Berlin
• die restliche Arbeitszeit kannst du weitgehend aus dem Homeoffice erledigen

Vergütung

Wir bieten dir eine attraktive und wettbewerbsfähige Vergütung, die sich nach deiner Berufserfahrung und Qualifikation richtet.

Nach den ersten 6 Monaten schauen wir uns deine Entwicklung gemeinsam noch einmal an. Bei entsprechender Entwicklung ist auch eine erhebliche Anpassung und Weiterentwicklung deiner Vergütung vorgesehen.

Wer besonders gut zu uns passen könnte

Vielleicht hast du bisher als

• persönliche Assistenz
• Sekretär/in
• Office Manager/in
• Teamassistenz
• Executive Assistant
• Praxisassistenz
• Kanzleiassistenz

gearbeitet.

Oder du kommst beispielsweise aus einem Hotel und hast mehrere Jahre an der Rezeption gearbeitet.

Wenn du dort täglich Gäste betreut, E-Mails beantwortet, Telefonate geführt, Termine organisiert und spontan Lösungen gefunden hast, bringst du bereits viele Fähigkeiten mit, die wir suchen.

Der genaue Jobtitel in deinem Lebenslauf ist für uns weniger entscheidend.

Viel Wichtiger Ist Uns

• organisiert bist
• zuverlässig arbeitest
• digital fit bist
• freundlich kommunizierst
• Verantwortung übernimmst
• und vor allem mitdenkst